会議運営方法のヒント:会議を進化させる振り返り5つのチェックポイント!

2019年3月19日、№140ワンセンテンスブログ(ファシリテーション)

だらだらと決まらない会議、論点が定まらない会議。

大勢の出席者の時間を奪い、組織の生産性を下げてしまうことになりかねない会議。

今、会議の効率を上げ、有意義なものにすることが求められています。

会議を生産性の高いものに進化させたいのなら、会議終了時に参加メンバーでかい振り返りの時間を持つことが良いでしょう。

ここで紹介する5つのチェックポイントを参考にしてみてはいかがでしょうか。

1.会議の目的は達成できたか?

会議には目的があるはずです。

会議が始まる前に、会議の目的が参加者全員に提示され、合意されていたでしょうか。最初にチェックしたい項目です。

このことは会議開催のそもそもの前提となります。

会議の目的が明確であれば、成果物(アウトプット)がはっきりします。

成果物(アウトプット)がはっきりすれば、成果物に向けて議論を集中させることができるので、脱線を防ぎつつ、効率よく会議が進められます。

そして、会議の目的が達成できたかどうかの検証が容易になり、成果物の完成が会議終了の基準になります。

ゴールが決まった会議は締まったものとなります。

本来、会議の目的をチェックは、会議の始まる時点でしておくべきでしょう。

会議の終了時点で、再度押さえておくべきチェックポイントです。

2.事前の準備は十分だったか?

事前準備ができていたのか、会議終了時にメンバーでチェックしておくことで、次回以降の会議の進化に繋がります。

  • 会議の目的、議題、成果物は事前にきちんと練られたものであったか。
  • 開催日時、場所の選定や設営、メンバーの選定、案内は適切であったか。
  • 議論に必要な時間、進行の手順、時間割の設定、はどうだったか。
  • 配付資料は整っていたか、事前配付、事前に検討しておくと良かったことは何か。

などなど、事前の準備の大切さに気づくことが会議を進化させます。

3.残された課題を明確にして終了したか?

会議での議論を進める中で新たに生じた問題はなかったか、積み残した課題は何だったのか、明確にしておくと良いでしょう。

このことが明確になっていれば、議論が深まった質の良い会議が行われたという証拠になります。

会議の終了時点で、参加メンバー全員で課題を整理し、共有化することで会議の品質が高まります。

実施されることをお勧めします。

4.次回までのアクションは参加メンバーごとに明確になったか?

課題が明確になれば、次回の会議に向けたアクションに繋がります。

会議は参加者の次のアクションを決めるものでなくてはなりません。

アクションを決める時は具体的である必要があります。つまり5W1Hが揃っていることです。

誰が、いつまでに、(どこで)、何を、どうするのか、どの程度」がはっきりしていること。

実際「報告会」という会議もありますが、「報告」だけの集まりであれば、止めてしまうことを検討しましょう。メンバーに対する情報の共有化が目的なのであれば、報告書の回覧で事足りるのかもしれません。
上司への報告だけが目的であれば、会議でなく一対一の面談で良いでしょう。

通常は「報告会」と称していても、報告した上で次のアクションを決めることが目的になっているはずです。(その場合は、会議の目的や成果物として「メンバーの次の期日までの行動を決定する」というものを決めておく))

決める会議」にするためには必須のチェックポイントです。

5.次回、同様の会議を行うとしたら、何に注意するか?

最後に、前の4つのポイントを総合的に見て会議を振り返ります。
会議進化のための注意点が得られたら、議事録の最後に加えておくと良いでしょう。

会議の振返りは人材育成にも繋がります。

ファシリテーターがいるならば、ファシリテーターに対するフィードバックにもなります。
また、メンバー自身が積極的に発言できたかどうか、ひとりひとりが、時によりリーダーシップフォロワーシップを発揮したかどうか、相互にフィードバックすることも有効でしょう。

最後に

会議は、業務を効果的に進め、生産性を上げるために見直しが求められており、「働き方改革」のための組織活動として取り組んでいる企業も増えています。

また、会議を進化させるプロセスに人材育成を絡めていくケースも増えてきました。

今回取り上げたチェックポイントがそれらの取り組みに寄与できれば幸いです。

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この記事を書いた人

烏山資之

烏山資之

企業で「人の成長」にかかわる仕事に長く携わってきました。

プロフェッショナルとして「人の成長」に関わり続けることをライフワークとし、少しでも誰かの成長のお役に立てればと思っています。

ブログでは、そんな私が学んだこと、気づいたこと、感じたことを発信し、誰かの、何か、前進のヒントになればと思い情報を発信し続けます。

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