会議運営、会議効率化のヒント:会議の質を上げるために、最後に振り返りの時間を設定する

2019年4月2日№154 ワンセンテンスブログ(ファシリテーション)

働き方改革を掲げる企業が増えています。

残業削減に取り組むと同時に、生産性向上の一環として、会議の効率化に取り組む企業も多くなっています。

今回は、会議の質を上げるヒントについて取り上げたいと思います。

会議の終了時に振り返りの時間を設定する

会議の終了時に、会議の振り返りをする機会を設けているケースはほとんどないのではないでしょうか。

今回の会議を振り返る時間をほんの少し持つだけで、良かった点、改善すべき点を次の会議運営に活かすことができます。

ほんの5分だけでもいいので、振り返りセッションを設けると良いでしょう。

どのように振り返るのか?

振り返りセッションで、ファシリテーター役の人が、次の「問い」を投げかけることが有効です。

今回の会議をもう一度最初からやり直すとすれば、何を変えれば良いと思いますか

「今回の会議をもう10分早く終了させるには、どうすれば実現していたでしょうか?」

これらに対して、自由に意見を言い合うのです。

すると...、
「会議の成果物をホワイトボードに書き出して、皆で常に意識するようにすれば良かった」

「資料を事前に配布しておけば良かった」

「最初の議題で時間を取り過ぎ。大まかなアジェンダごとの時間割を決めれば良かった。」

などなど、の意見がでてくれば、次回に活かすことが可能です。

後悔だけではダメ、悪者をつくらない

振り返りをすると、事務局が悪い、Aさんの話が長い、など個人攻撃になってしまうことがありますので要注意です。

自由に意見を出すというのは大原則ですが、個人攻撃にならないように配慮しましょう。

「資料を事前に配布しておけば良かった」の表現だけだと(事務局が悪い)となってしまうので、「次回からは事務局で資料を事前配付してみてはどうだろうか」といった表現で、悪者をつくらないことが振り返りセッションのコツになります。

「今回の会議で良かった点は?」というような質問で、良かった点の意見を多く出すということも大切です。

振り返りはどうしても「後悔」になってしまい、ネガティブな面ばかりに着目してしまいます。

良い点を出すことも大切です。良かったところは積極的に褒めて、取り上げましょう。

ポジティブな面にも光を当てるよう心がけるとよろしいかと思います。

次回への意欲につながりますし、改善点をベースに「もっとよくしよう!」となります。

まとめ

会議の質をあげるために、とにかく短い時間でもいいので、振り返りの時間を設定しましょう。

会議の良かった点改善すると良い点を、皆で洗い出して、次につなげます。

但し、悪者探しにならないように注意が必要です。

必ずポジティブな面にも光をあてるようにしましょう。

たった5分の振り返りが会議の質を継続的に上げ続けるコツになります。

是非、実践されることをお勧めします。

この記事を書いた人

烏山資之

烏山資之

企業で「人の成長」にかかわる仕事に長く携わってきました。

プロフェッショナルとして「人の成長」に関わり続けることをライフワークとし、少しでも誰かの成長のお役に立てればと思っています。

ブログでは、そんな私が学んだこと、気づいたこと、感じたことを発信し、誰かの、何か、前進のヒントになればと思い情報を発信し続けます。

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